Vereinbarte Unterstützung / Vor dem Ernstfall klären
Notfallkoordination für deinen vorbereiteten Ausweg
Gemeinsam legen wir den konkreten Unterstützungsfall fest, bereiten Kontakt und Vertretung vor und stimmen die Ausführung mit den erforderlichen Stellen ab. Kontaktfenster und verfügbare Ausführungskapazität werden für deinen Auftrag ausdrücklich bestätigt.
Vereinbarte Unterstützung auslösen
Aus einer Meldung wird ein bestätigter nächster Schritt.
- Vorbereitung
- Unterstützungsfall, Kontakte und zuständige Ausführer
- Aktivierung
- Verifizierter Rückkontakt, Befugnis und Ausgabenfreigabe
- Rückmeldung
- Tatsächlicher Stand, nächster Schritt und Übergabe
Was wir für dich übernehmen
Wir arbeiten den Ablauf für die benannten Fälle aus, organisieren die erforderlichen Absprachen und testen den vorgesehenen Kontaktweg. Im angenommenen Ausführungsauftrag koordinieren wir die vereinbarten Maßnahmen, führen Rückmeldungen zusammen und halten den nächsten Schritt nach.
Für den Abruf der bereits vereinbarten Bereitschaft setzt die Ereignisaktivierung einen von EXOBASIS erstellten oder geprüften Notfallplan und eine laufende Betreuung mit Bereitschaft voraus. Die initiale Vorbereitung und Einrichtung gehören zu Phase 1 und 2 oder dem konkreten Einzelauftrag; die laufende Bereitschaft ist Teil der Pflege in Phase 3; die eigentliche Ereignisarbeit wird ab dem Aktivierungssignal in Phase 4 berechnet.
- Fallannahme
- Bestimmen, bei welchem Ereignis welche Hilfe gebraucht wird.
- Erreichbarkeit
- Erstreaktion je Umfang: Kern 24, Vollständig 12, Erweitert 6 echte Stunden, ganzjährig. Berechtigte Personen und Vertretung vor Annahme verbindlich bestätigen.
- Ausführung
- Bestätigte Aufgaben, Freigaben und Rückmeldungen koordinieren.
Die konkrete Hilfe vor dem Ernstfall festlegen
Ein Unterstützungsfall kann die kurzfristige Vorbereitung eurer Ankunft, die Abstimmung eines bereits vorgesehenen Transportwegs oder die Koordination mit einem benannten Assistance-Anbieter betreffen. Wir beschreiben das erwartete Ergebnis und legen fest, welche Person welche Handlung übernehmen soll.
Wer nach privater Evakuierung sucht oder seine Familie evakuieren lassen möchte, muss insbesondere Transport, Zugang zum Aufenthaltsort, medizinischen Bedarf und Annahme durch den vorgesehenen Anbieter klären. Diese Fachleistung wird als eigener konkreter Auftrag geprüft und organisiert. Der Koordinationsplan verwendet nur ausdrücklich bestätigte Leistungen und Bedingungen.
Für den Abruf einer bereits vereinbarten Bereitschaft nutzt du den von EXOBASIS erstellten oder geprüften Notfallplan zusammen mit der laufenden Pflege. Ein neues Einzelmandat beauftragst du für eine konkrete Aufgabe, einschließlich Unterstützung im Ernstfall: Vorhandene Vorbereitung wird geprüft und genutzt, fachlich notwendige Vorarbeit, Umfang und Abrechnung werden für diesen Auftrag geklärt. Kontaktfenster, Befugnisse, Alternativen und verfügbare Kapazität werden vor Annahme tatsächlich bestätigt.
Ein Auslöser braucht aktuelle Voraussetzungen
Wir vereinbaren, bei welchem Ereignis du oder eine benannte Person Kontakt aufnimmt. Vor Beginn werden der tatsächliche Fall und die entscheidenden Voraussetzungen abgeglichen: Aufenthaltsort, betroffene Personen, aktuelle Reisedokumente, verfügbare Verbindung und Zugang am Ziel.
Eine frühere Buchung oder Auskunft wird nicht ungeprüft als aktueller Ausführungsstand behandelt. Bei Krieg, Grenzschließung oder Ausfall eines Transportwegs kann sich die Lage verändern. Dann wird der nächste rechtmäßige und tatsächlich verfügbare Schritt mit den zuständigen Stellen neu abgestimmt. Für den Abruf der bereits vereinbarten Bereitschaft ist die laufende Betreuung mit Bereitschaft die stehende Voraussetzung, damit die vorbereitete Aktivierung im Ereignisfall greifen kann.
Weiterführend
Kontaktfenster und Vertretung müssen bekannt sein
Im Auftrag steht, welcher Kontakt zu welchen Zeiten besetzt ist, welche Vertretung vereinbart wurde und wie du eine bestätigte Rückmeldung erkennst. Die Erstreaktion erfolgt je Umfang innerhalb von 24 Stunden (Kern), 12 Stunden (Vollständig) oder 6 Stunden (Erweitert), ganzjährig in echten Stunden. Erstreaktion bedeutet bestätigte Rückmeldung und Beginn der Führung durch den vorbereiteten Ablauf, nicht sofortige Umsetzung.
Im Umfang Vollständig und entsprechend gewählter Erweiterungen läuft der Gesamtrahmen vom vereinbarten Aktivierungssignal bis zur Ankunft an der beauftragten Basis innerhalb von 72 Stunden, wobei die Erstreaktion in diesem Fenster liegt. Ein ausgebliebener Rückruf braucht einen festgelegten nächsten Kontaktweg. Zeitzonen und erreichbare Angehörige werden berücksichtigt.
Für unmittelbare Gefahr gelten örtliche Notruf- und zuständige konsularische Hilfswege. Deutsche Staatsangehörige können ihre Auslandsaufenthalte vorab in ELEFAND registrieren. Das Auswärtige Amt kann sie darüber in Krisen kontaktieren; mitreisende nichtdeutsche Familienmitglieder desselben Haushalts sollen als Begleitpersonen erfasst werden. Amtliche Hilfswege stehen unabhängig von einem EXOBASIS-Auftrag zur Verfügung.
Meldung, Rückruf und Entscheidungsbefugnis absichern
Eine dringende Nachricht allein löst noch keine sensible Auskunft oder kostenpflichtige Bestellung aus. Wir legen vorab fest, wie Identität und Befugnis über einen bestätigten Rückkontakt geprüft werden. Ebenso wird geregelt, wer für dich handeln darf, wenn dein Telefon verloren geht oder du selbst nicht erreichbar bist.
Die nötigen Vollmachten und Ansprechpartner werden auf die jeweilige Aufgabe bezogen. Eine familiäre Beziehung ersetzt nicht automatisch die Befugnis, einen Vertrag zu ändern, Geld freizugeben oder für einen Angehörigen medizinische Entscheidungen zu treffen.
Ausgaben unter Zeitdruck geordnet freigeben
Für Transport, Unterkunft oder örtliche Arbeit müssen Zahler, Freigabegrenze und bestätigter Empfänger feststehen. Wir vereinbaren, welche Ausgaben du persönlich bestätigst und welche eine berechtigte Vertretung auslösen darf. Bei geänderten Kosten wird die erforderliche Freigabe eingeholt.
Der Ablauf berücksichtigt, wie eine Zahlung tatsächlich erfolgen kann. Eine Karte ohne verfügbaren Rahmen oder eine Freigabe-App auf dem verlorenen Telefon hilft in diesem Moment nicht. Deshalb werden Zahlweg und Ersatzkontakt zusammen vorbereitet.
Die richtige Fachausführung zusammenführen
Medizinischer Transport, Behandlung, Reiseorganisation und örtliche Unterstützung haben unterschiedliche Anforderungen. Wir stimmen die konkret benötigte Leistung mit dem zuständigen Ausführer ab und halten Annahme, Voraussetzungen und Kontaktpunkt fest.
Bei einer Versicherungs- oder Assistance-Leistung zählen der tatsächliche Vertrag und die Bestätigung für den vorliegenden Fall. Medizinische Eignung, Transportentscheidung und Kostenzusage werden den verantwortlichen Stellen zugeordnet. EXOBASIS führt diese Rückmeldungen für den vereinbarten Organisationsauftrag zusammen, damit die Beteiligten mit demselben Stand weiterarbeiten.
Weiterführend
Rückmeldung, Übergabe und Lernen aus dem Ablauf
Während der beauftragten Arbeit wird festgehalten, was bestätigt, begonnen und erledigt wurde, welche Entscheidung aussteht und wer sie treffen muss. Nach einer Übergabe soll die nächste verantwortliche Person den aktuellen Stand verstehen, ohne die gesamte Kommunikation rekonstruieren zu müssen.
Danach gleichen wir Ergebnis, Auslagen und offene Aufgaben ab. Ein nicht erreichbarer Kontakt, eine missverständliche Befugnis oder ein ausgefallener Zugang führt zu einer konkreten Korrektur des Plans und einem erneuten Test des betroffenen Schritts.
Zusammenarbeit und Anschluss
Während des Auftrags
So arbeiten wir zusammen
Wir bereiten den Ablauf mit dir und den benannten berechtigten Personen vor. Die dabei erforderlichen Orts-, Identitäts- und Vollmachtsangaben werden geschützt aufgenommen. Für den Abruf der vereinbarten Bereitschaft ist dein bestehender, von EXOBASIS erstellter oder geprüfter Notfallplan zusammen mit der laufenden Betreuung die Voraussetzung. Bestehende Kunden nutzen zur Aktivierung den dafür vereinbarten Mandatskontakt.
Nach der Übergabe
So geht es danach weiter
Für den Abruf der vereinbarten Bereitschaft ist ein nutzbarer persönlicher Flucht- und Notfallplan zusammen mit der laufenden Betreuung und Aktivierungsbereitschaft die Grundlage. Eine neue konkrete Koordinationsaufgabe kann mit bereits vorhandener, geprüfter Vorbereitung beginnen; ein persönlicher Plan wird angeschlossen, wenn die Aufgabe ihn erfordert.