Laufende Betreuung / Nutzbar bleiben
Deinen Notfallplan und die Außenbasis aktuell halten
EXOBASIS betreut die vereinbarten Teile deiner Vorbereitung. Wir prüfen Fristen und Änderungen, organisieren nötige Erledigungen und halten mit dir fest, was tatsächlich wieder nutzbar ist.
Vorbereitung erhalten
Aktuell halten, was du später brauchen wirst.
- Gegenstand
- Benannte Unterlagen, Rechte, Kontakte, Zugänge und örtliche Vorkehrungen
- Rhythmus
- Vereinbarte Intervalle und konkrete Änderungsanlässe
- Ergebnis
- Erledigte Pflege, verständlicher Bericht und nächste Prüfung
Was wir für dich übernehmen
Die Betreuung beginnt mit der Übergabe deines bei EXOBASIS eingerichteten Aufbaus. Übernehmen wir ein vorhandenes Setup, das nicht bei uns entstanden ist, steht vorher die bezahlte Bestandsaufnahme. Wir übernehmen den geprüften Bestand und legen fest, was regelmäßig oder bei einem bestimmten Ereignis kontrolliert wird. Die Betreuung verbindet Prüfung mit der enthaltenen praktischen Arbeit: Unterlagen aktualisieren, Rückfragen klären, Kontakte bestätigen und örtliche Erledigungen abstimmen. Der vereinbarte Bestand deiner Vorbereitung bildet den Rahmen. 36 eigene Stunden pro Jahr sind für die laufende Pflegearbeit enthalten: Prüfungen, Anpassungen, Betreuungsgespräche sowie deren Vorbereitung und Nachbereitung. Je Umfang gelten 4, 8 oder 12 Anpassungsvorgänge pro Jahr. Aktivierungsbereitschaft gehört zur Pflege; die Ereignisarbeit der Aktivierung wird ab der ersten Stunde gesondert berechnet.
- Überblick
- Für jede Vorkehrung Zustand, Frist und Verantwortlichen führen.
- Pflege
- Vereinbarte Änderungen erledigen und ihre Folgen im Plan nachziehen.
- Kontrolle
- Den betroffenen Ablauf erneut prüfen und das Ergebnis verständlich übergeben.
Den tatsächlich vorhandenen Bestand übernehmen
Die Betreuung beginnt mit der Übergabe deines bei EXOBASIS eingerichteten Aufbaus. Übernehmen wir ein vorhandenes Setup, das du selbst, mit einem anderen Berater oder durch Dritte eingerichtet hast, steht vorher die bezahlte Bestandsaufnahme. Was sich prüfen lässt und die vereinbarte Funktion erfüllt, wird übernommen; was sich nicht prüfen lässt, gilt als fehlend. Wir halten fest, was zu deinem Auftrag gehört: etwa Pässe und Personenstandsurkunden, Aufenthaltsfristen, Bank- und Kommunikationszugänge, Vollmachten, Versicherungsunterlagen oder die vorbereitete Unterkunft.
Der Pflegeumfang kann einzelne Bausteine oder eine zusammenhängende Vorbereitung umfassen. Eine bereits organisierte Wohnung braucht andere laufende Arbeit als ein Dokumentendossier. Deshalb erhält jeder Gegenstand seine zuständige Person, seinen nächsten Termin und ein nachvollziehbares Prüfergebnis.
Regelmäßige Prüfung und Änderungen im Leben verbinden
Wir vereinbaren Intervalle passend zur Aufgabe. Daneben lösen bestimmte Ereignisse eine zusätzliche Nachprüfung aus: neuer Pass, Umzug, Geburt, Trennung, veränderte Gesundheit, ein anderes Gerät oder eine neue Unternehmensvertretung. Relevant ist, welcher Ablauf dadurch betroffen sein kann. Bei Bankzugängen gehört dazu eine angekündigte Produktumstellung oder eine Einschränkung wegen längerer Inaktivität. Wir klären am konkreten Konto, welche Zahlungsfunktionen betroffen sind und was zu ihrer weiteren Nutzung erforderlich ist.
Beispiel: Nach einem Telefonwechsel wird nicht nur die neue Nummer eingetragen. Wir prüfen die damit verbundenen Bankfreigaben, Wiederzugangswege und Kontakte der berechtigten Angehörigen. Erst wenn die vereinbarten Funktionen wieder getestet sind, ist diese Änderung abgeschlossen.
Fristen nachhalten und die notwendige Arbeit erledigen
Bei Dokumenten und Aufenthaltsrechten führen wir die Gültigkeit des Titels, das Ablaufdatum der zugehörigen Karte und die zulässige Abwesenheit getrennt. Entscheidend sind die Bedingungen des jeweiligen Aufenthaltsrechts; das Datum auf der Karte beantwortet nicht allein, ob du nach längerer Abwesenheit zurückkehren darfst. Eine bevorstehende Verlängerung wird mit den dafür benötigten Nachweisen, Terminen und persönlicher Anwesenheit verbunden. Wir organisieren die im Auftrag enthaltene Beschaffung und Abstimmung.
Ändern sich Anforderungen eines Instituts oder einer zuständigen Stelle, gleichen wir die Auswirkung auf deinen Fall ab. Die Rückmeldung benennt die konkrete Handlung: welches Dokument fehlt, wer es beschafft und welcher Schritt danach wieder möglich wird. Neue Regelungen werden nicht pauschal auf sämtliche Familienmitglieder oder Länder übertragen.
Eine Unterkunft während deiner Abwesenheit betreuen
Eine selten genutzte Wohnung muss bei deiner Ankunft zugänglich und bewohnbar sein. Der vereinbarte örtliche Umfang kann Schlüsselverwaltung, Sichtkontrollen, Wartung, Versorgungsverträge und die Vorbereitung vor einer angekündigten Ankunft umfassen. Wer Zugang hat und welche Ausgaben freigegeben sind, wird vorher festgelegt.
Bei einer Kontrolle sollen konkrete Zustände zurückgemeldet werden: Gibt es sichtbare Schäden, ist die vereinbarte Versorgung aktiv, wurde eine Reparatur abgeschlossen? Bei Miet- oder Eigentumsobjekten gehören die jeweils geltenden Vertrags-, Versicherungs- und Verwaltungspflichten in die Abstimmung. Umfangreichere Reparaturen oder neue Bestellungen erhalten eine eigene Freigabe.
Ein Bericht, aus dem du entscheiden kannst
Du erhältst eine kurze, sachliche Rückmeldung: was kontrolliert wurde, was geändert oder erledigt ist, welche Abweichung besteht und welche Entscheidung du treffen musst. Eine offene Aufgabe wird mit Verantwortlichem und nächstem Schritt geführt.
Wenn etwa eine neue Familienkonstellation zusätzliche Aufenthaltsarbeit auslöst, erläutern wir den Umfang und bieten die nötige Erweiterung an. Die laufende Pflege und ein neues Einrichtungsprojekt bleiben so wirtschaftlich und fachlich nachvollziehbar. Die Verantwortung erläutert auch unsere Arbeitsweise.
Den betroffenen Ablauf erneut testen
Nach einer Änderung prüfen wir die vereinbarte Funktion: Kann die berechtigte Person den neuen Kontakt erreichen, den vorgesehenen Zugang nutzen oder die Unterlagen finden? Bei einem geänderten oder reaktivierten Bankzugang testen wir die tatsächlich benötigte Zahlung und den vereinbarten Wiederzugang nach dem Verfahren des Instituts. Bei einer vorbereiteten Ankunft gehört der örtliche Übergabepunkt dazu. Das Ergebnis und der nächste Prüfanlass gehen in den Plan ein.
Für eine vereinbarte Notfallkoordination werden deren eigene Kontakte und Ausführungsvoraussetzungen mitgeprüft. Die Aktivierungsarbeit selbst ist nicht im Pflegepool enthalten und wird ab der ersten Stunde gesondert berechnet. Welche Unterstützung zu welchen Zeiten ausgelöst werden kann, richtet sich nach der ausdrücklich abgestimmten Aktivierungsvereinbarung.
Weiterführend
Zusammenarbeit und Anschluss
Während des Auftrags
So arbeiten wir zusammen
Zu Beginn gleichen wir den vorhandenen Bestand und seine Nachweise ab. Nach unserem eigenen Aufbau schließt die Übergabe diesen Schritt ein; bei einem übernommenen Setup erfolgt er als bezahlte Bestandsaufnahme. Du meldest wesentliche Änderungen in Familie, Gesundheit, Wohnsitz, Geschäft und Geräten. Wir sagen dir konkret, welche Unterlage oder Entscheidung für die nächste Arbeit gebraucht wird. Wie Aufgaben, Verantwortung und die Übergabe der Ergebnisse vereinbart werden, erläutert unsere Arbeitsweise.
Nach der Übergabe
So geht es danach weiter
Ein größerer Wechsel kann eine Aktualisierung des persönlichen Gesamtplans erfordern. Für Unterstützung zu einem benannten Ereignis wird der entsprechende Aktivierungsauftrag mit Erreichbarkeit und Ausführung abgestimmt.